PAUTAS PARA OPTIMIZAR LA
ORGANIZACIÓN DE LA
INFORMACIÓN DIGITAL.
ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN EN CARPETAS Y ARCHIVOS.
Una buena organización permite mejorar el acceso a la información y ahorrar tiempo.
Todos los dispositivos y sistemas operativos funcionan bajo esta forma de clasificación, a través
de directorios:
• Escritorio local de nuestro sistema operativo.
• Almacenamiento en la nube.
• Almacenamiento externo: lápices de memoria (pendrive, tarjetas de memoria de la
cámara digital, del móvil, discos externos de almacenamiento, DVD, CD, etc.).
• En el móvil: explorador de archivos.
Es necesario aclarar que, aunque hablemos de archivos o contenidos digitales, no pensamos
únicamente en archivos de texto; almacenamos imágenes, vídeos, audios, archivos ejecutables,
páginas web, hojas de cálculo, bases de datos, presentaciones...
Aunque la gran mayoría conocemos cómo funciona este método organizativo de los contenidos
digitales, las pautas mostradas a continuación para definir un protocolo de ordenación pretenden
repasar los puntos que se deben tener en cuenta para que dicha organización sea efectiva, y
ahorrar tiempo en los trabajos futuros, facilitando la toma de decisiones y ayudando a recuperar
la información de forma rápida y ágil.
Dónde se guardarán los archivos. En local, en la nube, en un almacenamiento externo. Y en
cada uno de estos espacios, ¿qué tipo de archivos guardaré? Documentos actuales en la nube,
versiones antiguas en el disco externo...
Qué nomenclatura se usará para carpetas y archivos. La gestión eficiente de los archivos
almacenados comienza por una adecuada nomenclatura. De ahí que sea recomendable tener en
cuenta una serie de criterios a la hora de nombrarlos:
1. Normalizar la denominación de las carpetas: es muy importante ajustar a una norma o
un modelo común el nombre que se le va a dar a cada una de las carpetas generales
donde guardaremos los archivos relacionados con un determinado tema o actividad. Es
importante seguir siempre un mismo patrón establecido, así toda la información estará
ordenada de forma coherente y consistente, y evitaremos confusiones. Un mismo patrón
de nomenclatura facilita la búsqueda posterior de archivos.
2. Utilizar nombres autoexplicativos, bien definidos y cortos para los archivos y carpetas.
Esta recomendación se debe a que, en un momento dado, puedes decidir mover o copiar
ese archivo a otro directorio, perdiendo así el contexto de la carpeta en la que se
encontraba. Por este motivo, es importante que el nombre del archivo incluya una buena
información descriptiva, con independencia de dónde se encuentre almacenado.
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del documento.
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ORGANIZACIÓN DE LA
INFORMACIÓN DIGITAL.
ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN EN CARPETAS Y ARCHIVOS.
Una buena organización permite mejorar el acceso a la información y ahorrar tiempo.
Todos los dispositivos y sistemas operativos funcionan bajo esta forma de clasificación, a través
de directorios:
• Escritorio local de nuestro sistema operativo.
• Almacenamiento en la nube.
• Almacenamiento externo: lápices de memoria (pendrive, tarjetas de memoria de la
cámara digital, del móvil, discos externos de almacenamiento, DVD, CD, etc.).
• En el móvil: explorador de archivos.
Es necesario aclarar que, aunque hablemos de archivos o contenidos digitales, no pensamos
únicamente en archivos de texto; almacenamos imágenes, vídeos, audios, archivos ejecutables,
páginas web, hojas de cálculo, bases de datos, presentaciones...
Aunque la gran mayoría conocemos cómo funciona este método organizativo de los contenidos
digitales, las pautas mostradas a continuación para definir un protocolo de ordenación pretenden
repasar los puntos que se deben tener en cuenta para que dicha organización sea efectiva, y
ahorrar tiempo en los trabajos futuros, facilitando la toma de decisiones y ayudando a recuperar
la información de forma rápida y ágil.
Dónde se guardarán los archivos. En local, en la nube, en un almacenamiento externo. Y en
cada uno de estos espacios, ¿qué tipo de archivos guardaré? Documentos actuales en la nube,
versiones antiguas en el disco externo...
Qué nomenclatura se usará para carpetas y archivos. La gestión eficiente de los archivos
almacenados comienza por una adecuada nomenclatura. De ahí que sea recomendable tener en
cuenta una serie de criterios a la hora de nombrarlos:
1. Normalizar la denominación de las carpetas: es muy importante ajustar a una norma o
un modelo común el nombre que se le va a dar a cada una de las carpetas generales
donde guardaremos los archivos relacionados con un determinado tema o actividad. Es
importante seguir siempre un mismo patrón establecido, así toda la información estará
ordenada de forma coherente y consistente, y evitaremos confusiones. Un mismo patrón
de nomenclatura facilita la búsqueda posterior de archivos.
2. Utilizar nombres autoexplicativos, bien definidos y cortos para los archivos y carpetas.
Esta recomendación se debe a que, en un momento dado, puedes decidir mover o copiar
ese archivo a otro directorio, perdiendo así el contexto de la carpeta en la que se
encontraba. Por este motivo, es importante que el nombre del archivo incluya una buena
información descriptiva, con independencia de dónde se encuentre almacenado.
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